Регистрационный номер документа
Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ
Место составления или издания документа
Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения
Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа (конфиденциально, для служебного пользования и др.) можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа
Адресат документа
Могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа
Гриф утверждения документа
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера
Резолюция
Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе
Заголовок к тексту документа
Включает краткое содержание документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять
Текст
Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы)
Визы согласования
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее согласование оформляется визой. Виза согласования включает наименование должности и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату
Отметка о контроле
Это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»
Отметка об исполнителе
Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ
Созданием документов по кадрам и их обработкой занимаются работники службы кадров, эффективность работы которых напрямую связана с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности этой службы:
• организационное обеспечение заключается в наличии отдела (службы, бюро) по кадровому учету и делопроизводству как самостоятельного структурного подразделения или должностного лица, ответственного за кадровый учет, подчиняющегося директору по персоналу, руководителю организации или его заместителю по администрированию;
• правовое обеспечение заключается в наличии нормативно-методической базы по работе с документами по кадрам, включающей федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими государственной тайны и т. п.; межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам; внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т. д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами;
• техническое обеспечение заключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий;
• кадровое обеспечение заключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения задач, поставленных перед отделом кадрового учета и делопроизводства.
В целом формирование системы кадровой документации предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды документов и закрепить функции документирования по каждому из них, например, так, как это показано в табл. 4.
Таблица 4
Система кадровой документации
Вид кадрового документа
Функции документирования
I. Стратегические документы по управлению персоналом
Кадровая политика
Составление документа.
Утверждение.
Ознакомление.
Внесение в реестр новых видов кадровых документов
План реорганизации структуры персонала компании
Составление документа
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление.
Внесение в реестр новых видов кадровых документов
II. Документация по персоналу
Анкета претендента
Прием.
Распределение.
Регистрация
Заявление о приеме на работу
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о приеме на работу
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Трудовой договор (соглашение)
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Подписка о неразглашении конфиденциальной информации
Прием.
Распределение.
Регистрация
Трудовая книжка
Прием.
Распределение.
Регистрация
Личное дело сотрудника
Хранение.
Справочная работа
Заявление о переводе на другую работу
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о переводе на другую работу
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Заявление о предоставлении отпуска
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о предоставлении отпуска
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Приказ о поощрении
Составление документа.
Согласование и визирование.