Трудовой кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс Российской Федерации.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Уголовный кодекс Российской Федерации
Целью ТК РФ является защита прав и интересов и работников, и работодателей, а основной задачей – «создание необходимых правовых условий для оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства…»
Гражданский кодекс РФ устанавливает правовые основы деятельности юридических лиц, а также документирование этой деятельности. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодекс РФ об административных правонарушениях устанавливает административную ответственность в случаях совершения административных правонарушений должностными лицами и предприятиями, в том числе в работе с документами и информацией.
Уголовный кодекс РФ устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией
Государственные стандарты в сфере работы с документами
ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования».
ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Государственные стандарты в сфере работы с документами определяют правила создания, оформления и работу с документами, образующимися в деятельности любой организации (предприятия), обеспечивающими защиту интересов субъектов социальнотрудовых отношений и увеличивающих эффективность управленческого труда. Хотя некоторые положения стандартов носят рекомендательный характер, единые требования к документам обеспечивают удобство работы с ними, уменьшают затраты времени на создание и обработку документов
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО). Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
Общероссийские классификаторы являются составной частью Единой системы классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения достоверности, сопоставимости и автоматизированной обработки информации в таких сферах, как статистика, экономика и других, для решения задач, связанных с оценкой численности, учетом состава и распределением кадров по категориям, уровню квалификации, условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах на всех уровнях управления народным хозяйством и т. п.
Регламентация порядка работы и оформления документов по кадрам
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 8 июля 2006 г.). Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11 декабря 2002 г.).
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 8 июля 2006 г.). Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (одобрен СФ ФС РФ 20 декабря 2000 г., в ред. от 30 июня 2003 г.).
Указ Президента РФ от 11 декабря 1993 г. № 2126 «О Государственном флаге Российский Федерации» (в ред. от 28 сентября 1999 г.). Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 1-ФКЗ «О Государственном флаге Российский Федерации» (одобрен СФ ФС РФ 20 декабря 2000 г., в ред. от 8 ноября 2008 г.). Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российский Федерации» (в ред. от 14 декабря 2006 г.).
Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» (в ред. от 22 мая 2008 г.) и др.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» устанавливает обязательность документирования информации, определяет ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязывает предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам. Указанные документы содержат нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов, а также требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.
Общие требования к документированию управленческой деятельности
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрировано в Минюсте России 27 января 2006 г. № 7418). Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации (М.: ВНИИДАД, 2003)
Излагается общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах – особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение).
Типовые инструкции используются в организациях в качестве примера для создания собственных регламентов документационного обеспечения управления персоналом
Составление и использование номенклатуры дел, хранение документов по кадрам
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 1 октября 2004 г., в ред. от 13 мая 2008 г.).
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
Определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.
Кроме того, работа со специфической документацией (бухгалтерская, кадровая, торговая и другая) регламентируется специальными актами
Таблица 3
Общие требования к оформлению кадровой документации
Наименование реквизита документа
Требования к оформлению
Наименование организации – автора документа
Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации
Код организации – автора документа
Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты и др.)
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией
Регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000).
В письме наименование вида документа не указывают
Код формы документа
Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
Дата документа
Дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами (день месяца, месяц, год), также допускается словесно-цифровой способ оформления даты