1. Планирует коллективный разум, у которого есть соответствующий опыт. Соответственно, есть альтернативные программы действий, которые так же закладываются в план, если в основном что-то пойдет не так.
2. Имея гораздо больше ресурсов (одна голова хорошо, а две лучше), рабочая группа в состоянии взять под контроль значительно больше деталей, которые могут оказать влияние на ход работ, чем один человек.
Когда речь идет о планировании для себя, высокую детализацию действий можно соблюдать в одном случае — когда планируем то, в отношении чего есть обширные знания и опыт (тогда вместо плана будет инструкция и собственно необходимость плана становится под вопрос).
Во всех остальных случаях, мы не можем знать, как пойдут дела по каждой задаче, тем более не сможем предугадать сможет ли проект двигаться как задумано по заранее намеченному плану.
Доказан вред, который приносят жесткие планы. Если вы собрались ровно через Х лет построить «под ключ» мировую корпорацию и прописали все шаги с привязкой вплоть до месяца, следите за своим здоровьем. Стресс будет непрерывный и нарастающий15.
Гораздо эффективнее и полезнее планировать гибко. Еженедельно и ежемесячно сверяя состояние дел с целью, можно быстро вносить изменения, не тратя силы на упрямое продавливание неразумных программ.
Подробные планы, которые составили заранее, вредны еще и потому, что от них сложно отказаться. Люди склонны преувеличивать значимость собственных усилий и всячески защищать их плоды, вне зависимости от того, актуальны они или нет.
Большой подробный план сам по себе будет преградой к достижению цели, потому что силы, вложенные в него, будут мешать без колебаний избавляться от неэффективных частей. Гибкие программы действий менее зависимы от этого.
В нашем случае главный критерий эффективности плана — постоянное продвижение к цели. Ключевое слово — постоянное. Ежедневное, пусть небольшое, но продвижение сделает свое дело и приведет к успеху.
Во время обзора вы ориентируетесь на идеальную картину и сверяете с ней текущий момент. Все, что требуется — свести список дел по проекту к максимально исполнимому состоянию. Такому, чтобы по нему можно было действовать без остановок и чтобы эти действия приближали к цели.
Нам не требуется соблюдать последовательность шагов, если то, что планировалось сделать в самом конце, можно сделать сейчас, а то, с чего собирались начать, сделать нельзя. Главное — делать.
Обзор списков дел дает пищу ассоциациям и побуждает к тому, чтобы дополнить их, отредактировать. Возможно, внесет изменения в идеальную картину (если в свете каких-то новостей вы увидите, что лучше сделать по-другому).
Это не формальная, а творческая процедура. Она похоже на сочинительство.
Самое главное в ней — проводить ее.
Задание 7. Найдите 15 минут перед началом и завершением рабочего дня и навсегда поставьте в это время ежедневный обзор. Определите 1 час в неделю на еженедельный обзор и занесите его в календарь. Поступите так же для ежемесячного обзора.
1. Сегодня, в конце рабочего дня откройте список дел, пробегитесь глазами по временным и проектным категориям. Посмотрите, что можно удалить, что передвинуть на завтра, что переформулировать. Обновите список дел, приведите его в максимальное соответствие с текущим моментом.
2. Завтра утром, перед работой, откройте список дел и повторите процедуру, но, с целью определить, с чего вы начнете работу и чем продолжите. Концентрация на задачах из списка дел сильно отличает продуктивных людей, от тех, кто создает видимость бурной деятельности.
3. Перед еженедельным планированием напишите планы по целям разного уровня. Вы можете сделать их в виде разноуровнего списка или в виде интеллект-карты или в виде Дерева Перехода или Плана Преобразований.
4. Во время еженедельного и ежемесячного планирования, сверяйте списки задач с планами и добавляйте в первый новые дела, а во втором отмечайте выполненными завершенные этапы.
ПриоритетыКонцентрация на списке дел — наше все. Концентрация на важных задачах из списка — тем более.
Конечно, никто не избавит от текучки. Проходные задачи будут занимать время и место в органайзере. Но если уделять им большее внимание, даже самая лучшая система тайм-менеджмента не поможет.
Главный критерий продуктивности — достигаемость целей. Чтобы успешно идти к ним, делайте упор на задачах по проектам. Концентрируйтесь на них, остальное подождет.
Это непросто, потому как не всегда понятно, что в работе — рутина, а что — настоящее дело. Мы многое делаем по привычке и редко анализируем, чем было занято наше время.
Чтобы прояснить это, нужно выполнить последнее задание.
Задание 8. В приложении табличка. Отмечайте в ней, на что уходят каждые 15 минут из времени бодрствования. С утра и до самого вечера. Заведите таймер на 15 минут и запишите, чем занимались, как только он прозвонит. Рутину отмечайте красным, дела по проектам — зеленым. Простой (время, когда вы не работали) — желтым.
Это отличное упражнение для руководителей, которые задыхаются от работы, потому что очень часто результаты выполнения этого задания показывают, что руководитель загружен работой сотрудников.
Ведите учет хотя бы неделю. Проясните, что можете сделать только вы, а что можно с себя снять. Особенно это касается рутины — дел, которыми вы заняты постоянно. Одно это упражнение способно снять половину проблем с личной эффективностью, открыв глаза на то, чем на самом деле вы заняты.
EvernoteСистема с огромными возможностями. Чтобы не отвлекать внимание от предмета курса, отсылаю читателя к отличному и небольшому по объему, но не по содержанию, материалу, посвященному организацию данных с помощью Evernote.
Книга «Как накормить слона», автор Гани Султанов.
Заключение
У многих, кто пробовал использовать GTD, часто возникает одна проблема — они то бросают пользоваться системой, то начинают вновь. В этих метаниях невозможно реализовать и десятой доли ее потенциала.
Причина этого одна — если вы то бросаете, то снова начинаете вести списки дел, это происходит только потому, что вы не пользуетесь ими полностью. То есть, не храните все задачи в таск-менеджере, а часть держите в голове или записываете на бумажках.
Я не зря акцентировал ваше внимание на том, что во время первого задания нужно выписать все дела, личные и рабочие, важные и неважные, любые. Потому что, если этого не сделать, пользоваться GTD вы не сможете.