II этап – воплощение идеи в слова, символы, в сообщение.
III этап – передача информации через использование выбранных каналов связи.
IV этап – получатель информации переводит вербальные (словесные)и невербальные символы в свои мысли – этот процесс называют декодированием.
V этап – этап обратной связи – отклик получателя на полученную информацию. Эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.
Как правило, выделяют следующие виды коммуникаций:
• формальные (определяются организационной структурой);
• неформальные коммуникации (например, канал распространения слухов);
• вертикальные (межуровневые) коммуникации: сверху вниз и снизу вверх;
• горизонтальные коммуникации – обмен информацией между различными собеседниками для согласования действий;
• межличностные коммуникации – устное общение оппонентов в любом из перечисленных видов коммуникаций.
Горизонтальные потоки сообщений в организации имеют место чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит в том, что люди более расположены говорить свободно и открыто с равными себе, чем со старшими.
Чаще всего выделяют 4 коммуникативные роли:
1) «сторож» – контролирует течение информации к другому человеку в одной и той же коммуникационной сети;
2) «лидер мнений» – способен оказывать влияние на установки и поведение некоторых других людей (влияние неформальным образом);
3) «связной» – связующее звено между группировками в коммуникационной сети;
4) «пограничник» – человек в коммуникационной сети, имеющий высокую степень связи с организационным окружением.
Коммуникативная компетентность – способность устанавливать и поддерживать необходимые контакты с другими людьми.
Для эффективной коммуникации характерно достижение взаимопонимания партнеров, лучшее понимание ситуации и предмета общения (достижение большей определенности в понимании ситуации способствует разрешению проблем, обеспечивает достижение целей с оптимальным расходованием ресурсов).
Коммуникативная компетентность рассматривается как система внутренних ресурсов, необходимых для построения эффективной коммуникации в определенном круге ситуаций межличностного взаимодействия.
Причинами плохой коммуникации могут быть:
а) стереотипы – упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации, в результате нет объективного анализа и понимания людей, ситуаций, проблем;
б) предвзятые представления – склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно («Мы верим тому, чему хотим верить»). Мы редко осознаем, что толкование событий другим человеком столь же законно, как и наше собственное;
в) плохие отношения между людьми, поскольку если отношение человека враждебное, то трудно его убедить в справедливости вашего взгляда;
г) отсутствие внимания и интереса собеседника, а интерес возникает, когда человек осознает значение информации для себя: с помощью этой информации можно получить желаемое или предупредить нежелательное развитие событий;
д) пренебрежение фактами, т. е. привычка делать выводы при отсутствии достаточного числа фактов;
е) ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность и т. п.;
ж) неверный выбор стратегии и тактики общения.
Стратегии общения:
1) открытое – закрытое общение;
2) монологическое – диалогическое;
3) ролевое (исходя из социальной роли) – личностное (общение «по душам»).
Открытое общение – желание и умение выразить полно свою точку зрения и готовность учесть позиции других. Закрытое общение – нежелание либо неумение выразить понятно свою точку зрения, свое отношение, имеющуюся информацию.
Использование закрытых коммуникаций оправдано:
1) если есть значительная разница в степени предметной компетентности и бессмысленно тратить время и силы на поднятие компетентности «низкой стороны»;
2) конфликтных ситуациях открытие своих чувств, планов противнику нецелесообразно.
Открытые коммуникации эффективны, если есть сопоставимость, но не тождественность предметных позиций (обмен мнениями, замыслами).
Выделяют следующие виды общения:
1. «Контакт масок» – формальное общение, когда отсутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, используются привычные маски (вежливости, строгости, безразличия, скромности, участливости и т. п.) – набор выражений лица, жестов, стандартных фраз, позволяющих скрыть истинные эмоции, отношение к собеседнику.
2. Примитивное общение, когда оценивают другого человека, как нужный или мешающий объект: если нужен – то активно вступают в контакт, если мешает – оттолкнут или последуют агрессивные грубые реплики. Если получили от собеседника желаемое, то теряют дальнейший интерес к нему и не скрывают этого.
3. Формально-ролевое общение, когда регламентированы и содержание, и средства общения и вместо знания личности собеседника обходятся знанием его социальной роли.
4. Деловое общение, когда учитывают особенности личности, характера, возраста, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения.
5. Духовное межличностное общение друзей, когда можно затронуть любую тему и не обязательно прибегать к помощи слов, друг поймет вас и по выражению лица, движениям, интонации. Такое общение возможно тогда, когда каждый участник имеет образ собеседника, знает его личность, может предвидеть его реакции, интересы, убеждения, отношение.
6. Манипулятивное общение направлено на извлечение выгоды от собеседника, используются разные приемы (лесть, запугивание, «пускание пыли в глаза», обман, демонстрация доброты и т. п.) в зависимости от особенностей личности собеседника.
7. Светское общение. Суть светского общения в его беспредметности,т. е. люди говорят не то, что думают, а то, что положено говорить в подобных случаях; это общение закрытое, потому что точки зрения людей на тот или иной вопрос не имеют никакого значения и не определяют характера коммуникаций.
Кодекс светского общения:
1) вежливость, такт – «соблюдай интересы другого»;
2) одобрение, согласие – «не отрицай другого», «избегай возражений»;
3) симпатии – «будь доброжелателен, приветлив».
Если собеседники ориентируются на разные принципы, они могут попасть в нелепую, неэффективную коммуникацию. Следовательно, правила общения должны быть согласованы и соблюдаться обоими участниками.
Тактика общения – реализация в конкретной ситуации коммуникативной стратегии на основе владения техниками и знания правил общения. Техника общения – совокупность конкретных коммуникативных умений говорить и умений слушать.
Экспрессивное поведение в общении
Экспрессивное поведение собеседника говорит о склонности к доверительной беседе или к конфронтации, особенностях характера, воспитания. Язык жестов, язык слов и внутренний мир человека взаимосвязаны. Умение видеть это, оценивать и использовать в коммуникативной практике – важная составляющая техники и методики делового общения.
Экспрессия как выражение внутреннего мира человека
Тезис о корреспонденции внутренних состояний человека, его языке слов и языке тела достаточно непрост.
Нередко эти языки как бы противоречат друг другу: на словах человек говорит одно, а всей своей экспрессией – другое. Здесь важным будет понимание того, что вербальная коммуникация является сознательной, рационализованной, изначально продуманной. В отличие от этого язык тела чаще бывает спонтанным. Однако если слова могут вводить в заблуждение, причем порою сознательно, то в большинстве случаев экспрессивное поведение более правдиво.