3. ИСПОЛНЕНИЕ. В рамках данной фазы происходит создание результатов (продукта) проекта за счёт применения ресурсов проекта, осуществляется контроль за ходом выполнения проекта, применяются ранее спланированные механизмы контроля и инструменты управления проектом.
4. ЗАВЕРШЕНИЕ. Целью данной фазы является формальное закрытие проекта. Чтобы проект можно было считать оконченным необходимо выполнить ряд формальных процедур:
• провести приёмку результатов проекта Заказчиком (подписать акты);
• закрыть договора по проекту (получить оплату от Заказчика, закрыть акты субподрядчиков и оплатить счета);
• проинформировать команду проекта и заинтересованные стороны об окончании проекта и произвести расчёт премий по результатам проекта;
• сформировать итоговый отчёт по проекту и создать архив проекта.
Помимо фаз жизненного цикла проекта принято отдельно выделять группу процессов мониторинга и контроля, осуществляемых на протяжении всех фаз жизненного цикла проекта.
В дальнейшем говоря о проекте, мы будем придерживаться именно такого понимания определения проекта, не исключая, однако, что применительно к условиям деятельности конкретной организации и понятие «проект», и определение фаз его жизненного цикла могут несколько отличаться от описанных выше.
1.2. ИТ-проекты и их особенности
Информационные технологии (ИТ) – это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов (Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ)[14]. Как отрасль человеческой деятельности информационные технологии занимаются созданием, внедрением, эксплуатацией и развитием информационных систем.
Информационная система (ИС) – система обработки информации и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию (ISO/IEC 2382-1:1993[11]).
Можно выделить следующие направления в информационных технологиях:
• разработка и развитие программного обеспечения;
• внедрение информационных систем;
• развитие и модернизация вычислительных мощностей и инфраструктуры передачи данных.
Основным отличием ИТ-проектов от проектов, реализуемых в других сферах человеческой деятельности, например, в строительстве или производстве является то, что проектное управление в ИТ имеет дело с неосязаемыми результатами в информационном пространстве. Кроме того, ИТ-проекты имеют ряд свойственных только им факторов, влияющих на успешность выполнения проекта.
В процессе управления ИТ-проектом, руководство проекта помимо вопросов управления, свойственных обычным проектам: дедлайны, ограничения бюджета и недостаток людей, которые могут быть задействованы в проекте, сталкивается с необходимостью решения уникальных технологических вопросов, связанными с техническими средствами, операционной системой, программным обеспечением, проблемами с базами данных и т. д.
В связи с тем, что результат ИТ-проекта (по внедрению ИС) неосязаем – его нельзя измерить в общепринятых единицах измерения (килограммы, метры, секунды и т. д.), представить в пространстве, осязать физически – требования к результатам проекта и планирование работ должны быть максимально детальны. В отличие от строительных и производственных проектов у ИТ-проектов нет нормативов затрат для типовых операций, да и сами типовые операции являются таковыми лишь очень укрупнённо и в рамках схожих проектов.
Учитывая то, что в настоящее время информационные технологии в принципе являются элементом получения конкурентного преимущества, многие организации стараются внедрить информационные системы в как можно более сжатые сроки, не проводя детального планирования и постановки задачи по информатизации, что крайне негативно сказывается на результатах проекта.
Можно сказать, что особенность ИТ-проектов относительно проектов, реализуемых в других сферах деятельности, в их повышенной сложности и более высокой степени риска. Сложность ИТ-проекта зависит от следующих факторов:
• Организационный объём проекта. Организационный объём проекта применительно к ИТ-проектам по внедрению информационных систем определяет количество обособленных организационных единиц, в которых будет осуществлено внедрение/тиражирование информационной системы. Под обособленной организационной единицей в данном случае понимается и отдельная, как юридическое лицо организация, и отдельное подразделение в рамках конкретной организации – юридического лица. Показатель практически линейно влияет на стоимость работ. Размер и структура организационного объёма влияет как на выбор методов управления организационным объёмом, способов координации работ, так и на другие аспекты проекта.
• Функциональный объём проекта. Данный показатель характеризует набор функциональных возможностей информационной системы, входящих в состав внедряемого решения. Также можно сказать, что функциональный объём – совокупность бизнес-процессов, функций и операций, информатизация/автоматизация которых предполагается за счёт внедрения информационной системы. Функциональный объём проекта внедрения информационной системы – наиболее важный для оценки сложности проекта показатель, т. к. он составляет основную часть содержания работ проекта, описывает объект автоматизации – бизнес-процессы организации. Его изменение влечёт пропорциональное изменение других показателей проекта, таких как методологический объём, интеграционный объём, стоимость проекта и т. д.
• Методологический объём проекта. Методологический объём проекта описывает набор нормативно-регламентирующей документации, которую требуется разработать или доработать в ходе реализации проекта. К такой документации можно отнести регламенты выполнения автоматизируемых процессов и операций, инструкции пользователей, методики выполнения конкретных операций и процессов и проч.
• Интеграционный объём проекта. Внедряемая информационная система может осуществлять обмен данными с другими информационными системами. Особенностью интеграционного объёма проекта является необходимость координации работ с владельцами и разработчиками смежных информационных систем. Интеграционный объём работ проекта предполагает выявление и формализацию таких информационных взаимодействий, разработку механизмов осуществления информационного обмена и их внедрение. В случае, если потребности в интеграции внедряемой системы с другими информационными системами были выявлены своевременно до начала проекта и работы по интеграции были включены в проект, то стоимость этих работ будет заложена в бюджет проекта. Однако, если необходимость разработки интеграционных решений была выявлена уже в ходе реализации проекта и такие работы изначально не были запланированы, может возникнуть риск выхода за бюджет и срыва сроков внедрения системы в целом. К сожалению практика показывает, что зачастую руководители проектов пренебрегают такими очевидными вещами, как проведение детального обследования текущего состояния объекта информатизации и детального описания требований к целевому состоянию объекта информатизации именно в части интеграционного объёма.
• Стандартизация и перенос данных. Ещё одной особенностью проектов внедрения информационных систем является необходимость в переносе данных из наследуемых систем (в случае, если это не первичная автоматизация) и определение правил работы сданными во внедряемой системе. Так как предназначение информационной системы – работа с данными, то от качества и полноты переноса данных зависит и качество работы системы в целом. Для проектов внедрения информационных систем очистка, стандартизация и перенос данных – ключевой этап работ, в большой степени определяющий успех проекта.
• Обеспечение информационной безопасности. Внедряемая информационная система может содержать данные, представляющие коммерческую тайну организации, или данные, которые в соответствии с законодательством должны быть защищены, например финансовые данные или персональные данные. Работы по обеспечению информационной безопасности, в случае их включения проект, увеличат стоимость и сложность проекта, т. к. такие работы сами по себе достаточно сложны и должны учитывать обеспечение информационной безопасности на уровне рабочих мест пользователей, серверов и мест хранения данных, на уровне информационно-вычислительной сети. В рамках проведения работ по обеспечению информационной безопасности должны быть разработаны нормативно-регламентирующие документы, а информационная система в случае обработки данных, защита которых должна быть обеспечена в соответствии с законодательством, должна быть сертифицирована государственными органами для обработки таких данных. Как правило, обеспечение информационной безопасности выделяют в отдельное направление работ или в подпроект, имеющий свой организационный, функциональный, методологический, интеграционный и проч. объёмы работ, специфические факторы сложности и инструменты управления такими работами.