Наконец, запланируйте регулярные встречи в целях анализа и отчета. Это позволит оставаться в курсе событий. Вы сможете выяснить, подходит ли исполнителю та работа, которую вы ему доверили. Бывает так, что работа оказывается человеку не по плечу. В этом случае вы можете пересмотреть и уменьшить его сферу ответственности.
Бывает и так, что работы слишком много и человек, которому вы ее поручили, не справляется с ней попросту из-за объема. В этом случае вам нужно обеспечить исполнителя дополнительными ресурсами, помощниками или снять с него часть ответственности.
Управленческие рычаги
Одна из ваших целей как менеджера – повышать количество и качество результата относительно затрат и усилий. Вот несколько способов повысить, приумножить вашу эффективность как менеджера.
● Делайте то, что вы лучше всего умеете делать. То, в чем вы недостаточно сильны, делегируйте. Делайте больше того, что дается вам легко и в чем вы особенно сильны. Так вы сможете принести больше пользы своей организации.
● Учите своих подчиненных, повышайте их квалификацию и делегируйте ответственность. Это позволит вам больше заниматься тем, что сделать можете только вы.
● Расставьте приоритеты и сосредоточьтесь на выполнении самых важных дел.
● Упрощайте свою работу. Один из лучших способов свести к минимуму объем работы, которую вам нужно выполнить, – отказаться от тех задач или тех элементов задач, в которых больше нет нужды. Реструктурируйте свою работу, отказавшись от тех этапов, в которых нет необходимости. Постарайтесь избавиться от тех обязанностей, которые не относятся к числу основных направлений вашей деятельности. Всегда ищите возможности сделать как можно больше важных дел за меньшее время.
Укрепляйте командный дух
Построение сплоченной команды – важная обязанность эффективного менеджера и ключ к его карьерному росту. Умение создавать эффективную команду и работать с ней – одно из ключевых требований к кандидатам на директорский пост во многих компаниях. И это абсолютно необходимый залог вашего успеха.
Вот несколько идей по поводу построения успешной команды:
1. Во-первых, поставьте перед коллективом общую цель, непростую, но воодушевляющую – чтобы люди действительно стремились к ней и прилагали все усилия к тому, чтобы добиться результата.
2. Во-вторых, проводите еженедельные собрания, на которых каждый работник рассказывает о том, чем он занимается. Это способствует общению и взаимопониманию между коллегами, укрепляет дух коллективизма. Следите за тем, чтобы у каждого была возможность высказаться и рассказать о своих делах.
И постарайтесь объяснить каждому, каким образом то, что он делает, вписывается в общую картину деятельности вашего коллектива и компании в целом.
3. В-третьих, вместе празднуйте успехи. Устраивайте торжества по разным поводам, включая дни рождения и достигнутые коллективом успехи. Когда людей хвалят и поздравляют, это укрепляет их преданность компании и друг к другу и стимулирует дальнейшие старания.
Повышайте качество принимаемых решений
Решительность – важнейшее качество эффективного менеджера. Не надейтесь ни на какое продвижение по службе, пока не научитесь быстро принимать правильные решения. В среднем, менеджер тратит от 50 до 60 процентов рабочего времени на решение проблем и принятие решений. Ваша способность принимать решения предопределяет ваш успех в роли менеджера как никакой другой фактор. К счастью, это навык, которым может овладеть каждый.
Для начала четко определитесь с тем, чего вы хотите добиться или чего хотите избежать. Какова ваша цель? Чего вы хотите? Когда возникла проблема, соберите все факты, имеющие отношение к делу. Что именно произошло? Как это произошло? Почему это произошло? Каковы возможные решения этой проблемы или возможные варианты развития событий?
Собрав всю информацию, быстро принимайте решение. Восемьдесят процентов решений приходит в голову, когда вы еще только задаете вопрос. И только в 20 процентах случаев требуется сбор дополнительной информации. Если не получается принять решение сразу, то поставьте себе предельный срок, к которому вы должны принять решение. Когда примете решение, назначьте ответственного за исполнение этого решения, а затем проследите за тем, чтобы решение было выполнено. Часто бывает так, что любое решение лучше отсутствия решения. Если же вы получаете информацию, которая противоречит ранее принятому решению, то будьте готовы пересмотреть и при необходимости изменить ранее принятое решение.
Самое главное, чтобы вы были сосредоточены не на проблеме, а на поиске решения. Чем больше вы думаете о возможных решениях, о том, что можно предпринять, чтобы решить проблему, тем больше вариантов вам приходит в голову и тем изобретательнее вы становитесь.
Устраняйте мешающие вам препятствия
В любой работе есть свои трудности и препятствия. Устранение этих ограничивающих факторов – зачастую самый быстрый способ повышения продуктивности. Одна из главных обязанностей менеджера – выявлять эти препятствия, мешающие работать, и находить способы их устранения.
Для начала со всей ясностью определитесь со своей главной целью. Затем спросите себя: «Почему эта цель до сих пор не достигнута? Что нас сдерживает? Из всех факторов, которые сдерживают нас, какое препятствие является наибольшим и как его устранить?» Когда так называемый главный сдерживающий фактор определен, сосредоточьтесь на его устранении. Работайте над ним день и ночь, пока не решите проблему или не устраните преграды, мешающие вам добиться большего успеха. Устраните то, что вам мешает, и двигайтесь вперед.
Не забывайте о правиле 80/20. Большинство ваших проблем может вызываться одной или двумя главными причинами. Каковы эти главные причины? Иногда устранение самого главного препятствия, закрывающего путь к вашей главной цели, позволяет за неделю или месяц добиться большего прогресса, чем за год, решая всякие мелкие проблемы. Как сказал Гете, «главное, чтобы главное было главным».
Проблемы, преграждающие путь к успеху, между вами и успехом в бизнесе, как правило, связаны с недостаточным качеством ваших продуктов и услуг или с недостаточными профессиональными качествами ваших работников. Иногда главное препятствие для роста бизнеса – некомпетентность некоторых должностных лиц, которым нет места в вашей компании.
Ясность общения
На 85 процентов успех менеджера зависит от его умения общаться – один на один, на собраниях, совещаниях и так далее. К счастью, навыкам общения можно научиться. Вот какие конкретные шаги к этому вы можете сделать.
Прежде всего научитесь хорошо изъясняться письмен но. Письменное общение требует ясности, лаконичности, простоты и точности. Навыки письменной речи можно улучшить через учебу и практику. Существует огромное количество учебных курсов и книг, посвященных этому предмету.
Во-вторых, научитесь выступать стоя – стоять перед аудиторией и говорить эффектно и убедительно. На эту тему тоже существуют специальные книги и курсы. Человек, который хорошо выступает перед аудиторией, имеет гораздо больше шансов сделать карьеру, чем тот, кто испытывает страх перед публичными выступлениями. Поэтому навыком публичных выступлений овладеть весьма желательно.
В-третьих, научитесь убеждать. Умение убеждать – качество, присущее всем выдающимся менеджерам. Прежде чем «продавать» кому-то свои идеи, узнайте у собеседника, что важно для него. Всегда придавайте своим идеям такую форму, которая будет интересна собеседнику, чтобы он сразу понял, может ли это быть ему интересно и полезно.
Когда представляете другим новые идеи, будьте готовы поначалу встретить отпор. Не спешите с рекомендациями и выводами, а скажите: «Я много думал о том, как бы нам достичь улучшений в том, что мы делаем, и пришел к идее, которая позволила бы нам сэкономить деньги или сократить расходы. Что вы думаете об этой идее?» И дайте людям время подумать.
В среднем человеку нужно 72 часа, чтобы привыкнуть к новой идее, инкорпорировать ее в свой образ мышления. Если вы представляете новую идею и требуете немедленного ответа, то почти всегда услышите «нет». Но если дать людям подумать 2–3 дня, они постепенно начнут видеть в вашей идее потенциальные достоинства.
Растите над собой
Стремитесь к совершенству, старайтесь сделать так, чтобы вам было чем гордиться. Ничто так не способствует карьерному росту, как приверженность к постоянному самосовершенствованию.
В каждой организации есть два пути наверх. Один путь – отличная работа, другой – интриги. Если вы пойдете вторым путем, то обязательно где-то споткнетесь – об этом свидетельствуют многочисленные исследования. Но если намерены сделать карьеру через посредство превосходной работы, то можете рассчитывать на всеобщую помощь и поддержку – и со стороны коллег, и со стороны начальства, и со стороны подчиненных. Если вы стараетесь стать лучшим менеджером, каким только можно быть, то это самый верный путь к успеху.