Основной хозяйственной операцией, в результате которой возникает дебиторская задолженность, является продажа товаров (работ, услуг) на условиях отсрочки платежа. «Дебиторка» появляется в момент, когда вы отгрузили контрагенту товар, начали для него выполнять работы, оказывать услуги, а оплаты еще не получили.
Помимо этого, дебиторская задолженность также возникает при закупке сырья или иной продукции по предоплате на условиях отсрочки поставки, при переплате налогов (сборов), выдаче сотрудникам в подотчет денежных средств.
Какие бывают виды дебиторской задолженности?
В зависимости от критерия, по которому идет классификация, выделяют различные виды «дебиторки».
По порядку возникновения дебиторскую задолженность можно разделить на нормальную и неоправданную. Нормальной считается дебиторская задолженность, возникшая в рамках существующей кредитной политики организации, установленных стандартов оценки кредитоспособности клиентов и в рамках определенных лимитов кредитования контрагентов. Неоправданной считается дебиторская задолженность, возникшая в результате нарушения установленных в организации требований регламентов и норм предоставления контрагентам отсрочки платежа, в результате нарушения порядка отпуска товароматериальных ценностей и т. п.
По критерию просроченности платежа можно выделить дебиторскую задолженность плановую и просроченную. Когда дебиторская задолженность возникла, но сроки ее погашения еще не наступили, «дебиторку» именуют плановой. Если сроки погашения наступили, а платежа от контрагента не поступило, задолженность именуют просроченной.
По длительности просрочки можно выделять различные группы дебиторской задолженности. Например, дебиторскую задолженность, просрочка по которой составляет до 45 дней, дебиторскую задолженность, просрочка по которой составляет от 45 до 90 дней, и т. п.
По критерию реальности взыскания можно выделить различные группы дебиторской задолженности: реальную ко взысканию, проблемную (либо сомнительную) и безнадежную.
Классификация дебиторской задолженности, с одной стороны, позволяет лучше уяснить, что такое «дебиторка», а с другой – дает набор определенных понятий, которые используются при анализе, структурировании и иной работе с дебиторской задолженностью и долгами.
Зарисовка из жизни, или Проблемы с «дебиторкой» во всей красе
До того как мы начнем рассматривать вопросы построения системы работы с дебиторской задолженностью и взыскания долгов, давайте поговорим о том, как все зачастую происходит на практике. Для этого представим себе небольшую российскую компанию, занимающуюся закупкой и последующей продажей металлопроката. Назовем ее условно ООО «Торговая компания “Металл”».
Во владении компании находятся арендованные на постоянной основе офис и склад. Доставка металлопроката осуществляется посредством нанимаемых транспортных компаний. Штат компании включает отдел продаж, бухгалтера, логиста и складских работников.
Финансовым анализом, планированием и бюджетированием в указанной компании занимается генеральный директор Иванов Иван Иванович, который также является и ее единственным владельцем. Управление задолженностью проходит, как правило, достаточно поверхностно, от случая к случаю. В компании никто не может четко ответить на вопросы о структуре и величине постоянных и переменных затрат, [3] о предельно допустимой величине дебиторской задолженности и т. п. Такая неразбериха приводит к постоянной нехватке оборотных средств, порожденной постоянными проблемами с поступлением от дебиторов и распределением между кредиторами денежных ресурсов. Нехватка оборотных средств, как правило, компенсируется овердрафтами [4] и кредитами, однако денег по-прежнему не хватает, ведь как были перебои с платежами от клиентов, так они и остались.
Одновременно отдел продаж в полную силу занимается реализацией продукции. Сотрудникам со стороны руководителя – Ивана Ивановича постоянно ставятся задачи по увеличению объемов продаж, освоению новых регионов и повышению оборотов. Стремясь выполнить задачи, поставленные руководителем, сотрудники отдела продаж устанавливают новые контакты и работают со все большим числом клиентов, предоставляя отсрочку платежа и различные скидки. И такое, казалось бы, похвальное рвение в ряде случаев становится причиной многих проблем.
Во-первых, в целях завоевания новых партнеров и получения больших объемов закупок продавцы предоставляют клиентам значительные скидки. При кажущейся на первый взгляд разумности подобного подхода более внимательное рассмотрение показывает, что совершаемые сделки порой проходят в ноль, а иногда приносят убыток компании. Например, фирма продает клиенту партию продукции на общую сумму 1 000 000 рублей. Разница между закупочной и реализационной стоимостью продукции с учетом транспортных затрат составляет 5 %. При этом если сотрудник отдела продаж предоставит клиенту скидку в 2 %, то кажется, что компания все равно должна заработать на этой сделке 30 000 рублей. Но при ближайшем и внимательном рассмотрении оказывается, что в данной схеме не был учтен важный момент. Помимо переменных затрат на маржинальную прибыль [5] от сделки в 5 % приходится часть постоянных затрат (аренда офиса и склада, окладная часть заработной платы сотрудников компании и т. п.) на сумму 25 000 рублей. В итоге реальный доход от одной сделки на сумму 1 000 000 рублей составляет 5000 рублей. И то при условии, что клиент расплатится вовремя. Конечно, приведенный пример содержит несколько упрощенную и гипертрофированную модель, однако верно передает суть вопроса. [6]
Во-вторых, стремясь увеличить объемы продаж, коммерческий отдел зачастую организует отгрузку продукции (оказание услуг, выполнение работ) до того, как контрагент будет проверен на благонадежность и платежеспособность, [7] а также до того, как будет заключен договор, подписана спецификация, и т. п.
...Ситуация складывается хуже всего там, где условия оплаты сотрудников коммерческих подразделений определены в зависимости от объемов продаж, без привязки к полученной оплате за отгруженную продукцию (оказанные услуги, выполненные работы). При подобных правилах агентам по продажам выгодно заключать максимальное число сделок без особого разбора, а также анализа платежеспособности и репутации клиента, поскольку последующие проблемы компании с требованием оплат не затрагивают их личные финансовые интересы.
В-третьих, в компании отсутствует нормально поставленный процесс проверки контрагентов перед заключением сделки, хотя есть достаточно простые меры, позволяющие провести экспресс-диагностику потенциального клиента, желающего работать на условиях отсрочки платежа.