М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова
Управление персоналом: теория и практика
Делопроизводство в кадровой службе
Учебно-практическое пособие
Под редакцией А. Я. Кибанова
[email protected]
1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Кадровое делопроизводство – это ведение документации по кадрам и управлению персоналом организации (предприятия): прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хранение и обновление документов. Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:
• оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
• организовать учет личного состава;
• обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;
• обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
• оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;
• обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсации, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
• организовать учет рабочего времени;
• обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
• организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.
Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на две группы (рис. 1) и включает в себя:
• организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;
• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;
Рис. 1. Примерный состав кадровой документации предприятия
• учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету ит. д.;
• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т. п.;
• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т. д.
Документирование процедур управления персоналом – это запись информации о кадрах и кадровых процессах, проводимых в организации, на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Примерный перечень документов, разрабатываемых в ходе различных процедур управления персоналом, представлен в табл. 1.
Таблица 1
Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации
Процедуры управления персоналом
Разрабатываемые документы
Документирование заключения трудового договора и приема на работу
Заявление о приеме на работу.
Трудовой договор (соглашение).
Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу.
Личный листок по учету кадров (анкета).
Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете).
Автобиография.
Резюме
Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров
Коллективный договор.
Устав (положение об) организации.
Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Должностная инструкция.
Структура и штатная численность.
Штатное расписание.
Приказ о распределении обязанностей между руководством организации
Документирование учета использования рабочего времени
График предоставления дополнительных дней отдыха. Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени
Документирование сверхурочных работ
Заявка о проведении сверхурочных работ.
Протокол заседания выборного профсоюзного органа в случае его наличия в организации.
Приказ о проведении сверхурочных работ
Учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником
В каждом подразделении ведется специальный журнал учета сверхурочных работ.
На основании этих журналов составляется сводный журнал учета сверхурочных работ по организации
Документирование привлечения работников к работе в выходные дни
Приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха. Заявление об отгуле (отгулах).
Распоряжение о предоставлении отгула (отгулов)
Документирование вопросов организации материального стимулирования персонала
Положение об оплате труда и материальном стимулировании.
Положение об организации оплаты труда работников. Положение о премировании персонала.
Положение о социальных выплатах и льготах (социальном пакете).
Положение о порядке выплаты надбавок за стаж работы в организации.
Положение о выплате надбавки за ученую степень. Положение об обязанностях и оплате труда отдельных категорий персонала
Документирование поощрения работников
Представление о поощрении.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников)
Документирование процедур нематериального стимулирования персонала
Положение о проведении конкурсов профессионального мастерства на звание «Лучший по профессии». Положение о почетном звании (грамоте)
Положение о знаке отличия «Профессионал».
Положение об организации трудовых соревнований
Документирование основных процедур управления персоналом
Этический кодекс организации.
Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности.
Положение о проведении аттестации персонала. Положение о профессиональном обучении кадров. Положение о системе непрерывного фирменного профессионального образования.
Положение о конкурсном отборе специалистов, направляемых в аспирантуру (докторантуру) для целевой подготовки.
Положение о комиссии по отбору руководителей и специалистов на руководящие должности организации. Положение о подготовке руководителей и специалистов для работы за рубежом.
Положение о работе с молодыми специалистами с высшим и средним профессиональным образованием. Положение о прохождении стажировки специалистов служб управления персоналом.
Положение об управлении деловой карьерой персонала и др.
Документирование предоставления отпусков работникам
График отпусков.
Заявление о предоставлении отпуска.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам).
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы
Заявление об увольнении.
Представление о расторжении трудового договора. Протокол выборного профсоюзного органа.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
При документировании необходимо помнить, что запись информации на бумаге или ином носителе строго регламентирована, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (табл. 2).
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального документа. Основные реквизиты документов по кадрам и требования к их оформлению приведены в табл. 3.
Таблица 2
Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами
Группа правовых норм
Наименование нормы права
Комментарий
Общие правоустанавливающие законы Российской Федерации